[점검5]서류는 맞는데 왜 계속 보완 요청이 올까?
사업장에서 자주 듣는 말이 있습니다.
“요구한 서류는 다 냈는데요.”
“기준에 맞춰 작성했는데 또 보완하라고 합니다.”
이럴 때 느끼는 감정은 대개 비슷합니다.
- 억울함
- 피로감
- ‘도대체 뭘 더 하라는 거지?’라는 답답함
하지만 현장에서 보면,
보완 요청이 반복되는 데에는
몇 가지 공통된 이유가 있습니다.
오늘은 그 구조를 정리해봅니다.
1️⃣ 서류는 ‘형식’만 맞고, 맥락이 연결되지 않은 경우
많은 서류가 기준에는 맞습니다.
- 항목도 채웠고
- 수치도 기입했고
- 첨부자료도 있습니다.
그런데 읽는 입장에서는
이런 느낌이 들 때가 있습니다.
“이 자료가 왜 필요한지 잘 안 보인다.”
즉,
각 항목은 맞지만
전체 맥락이 하나로 이어지지 않는 경우입니다.
이럴 때는
기준 위반이 아니라
이해 부족 때문에 보완이 요청되기도 합니다.
2️⃣ 질문의 의도를 정확히 짚지 못한 경우
행정 서류의 질문은
겉으로는 단순해 보여도
대개 의도가 담겨 있습니다.
예를 들어,
- 단순 수치 확인인지
- 관리 체계 확인인지
- 개선 가능성 검토인지
의도가 다른데
형식적으로만 답하면
“다시 설명해 달라”는 요청이 나올 수 있습니다.
👉 보완 요청은 종종
“틀렸다”는 의미가 아니라
“우리가 확인하려는 지점이 아직 안 보인다”는 신호입니다.
3️⃣ 설명이 ‘방어’ 중심으로 작성된 경우
보완이 반복되는 사례 중에는
서류가 지나치게 방어적으로 쓰인 경우도 있습니다.
- 문제 없음을 강조하고
- 억울함을 설명하고
- 책임을 회피하는 표현이 많아질수록
행정 입장에서는
오히려 추가 확인이 필요하다고 느낄 수 있습니다.
차분하고 간결한 설명이
길고 방어적인 설명보다
훨씬 안정적으로 읽히는 경우가 많습니다.
4️⃣ 기록과 실제 관리가 연결되지 않은 경우
서류는 정리되어 있는데,
현장이나 기존 기록과 연결이 약하면
보완 요청이 이어질 수 있습니다.
예를 들어,
- 서류상 관리 체계는 정리되어 있으나
- 실제 운영 흔적이 부족한 경우
이럴 때는
추가 자료나 설명이 더 요구됩니다.
즉,
보완은 서류 문제라기보다
관리 신뢰의 문제일 때가 있습니다.
그럼 어떻게 접근해야 할까?
보완 요청이 반복될 때
가장 먼저 점검해볼 질문은 이것입니다.
“우리는 요구 항목을 채웠는가,
아니면 질문의 의도를 설명했는가?”
이 차이를 이해하면
보완 횟수는 자연스럽게 줄어듭니다.
중요한 것은
더 많이 쓰는 것이 아니라,
더 정확히 이해하고 정리하는 것입니다.
글을 마치며
서류가 맞는데도 보완이 반복될 때
대개는 행정이 까다로워서가 아니라,
확인하고 싶은 지점이 충분히 드러나지 않았기 때문인 경우가 많습니다.
그래서 필요한 것은
기준을 다시 보는 것이 아니라,
- 지금 서류가 무엇을 설명하고 있는지
- 읽는 사람이 무엇을 확인하려는지
- 우리가 놓친 맥락은 없는지
를 한 번 정리해보는 것입니다.
이 블로그에서는
서류를 대신 써주는 방식이 아니라,
- 어디서 오해가 생기는지
- 어떤 부분이 반복 보완의 원인이 되는지
- 어떻게 정리하면 흐름이 안정되는지
를 차분히 살펴보는 관점을 나누고 있습니다.
필요할 때
조용히 참고하셔도 괜찮습니다.
yoonchoonkoon@gmail.com, 디지털그린행정사